Cara Menyediakan Laporan Gaji Bulanan di Malaysia (+ Templat Percuma)

Kesilapan gaji boleh menjadi mahal. Sama ada terkurang bayar, terlebih bayar atau terlepas potongan, walaupun kesilapan kecil boleh membawa kepada masalah yang lebih besar. Salah satu cara untuk mengurangkan risiko ini ialah dengan menyediakan laporan gaji bulanan yang jelas. Ia membantu majikan menyemak setiap butiran sebelum pembayaran gaji dibuat. Dalam artikel ini, kami akan terangkan apa itu laporan gaji bulanan, komponen yang perlu disertakan, cara menyediakannya dan mengapa ia penting bagi anda sebagai majikan di Malaysia.

Apa Itu Laporan Gaji Bulanan?

Laporan gaji bulanan ialah dokumen yang merumuskan segala maklumat berkaitan bayaran gaji pekerja untuk sesuatu bulan. Ia menunjukkan jumlah pendapatan, faedah yang diterima, potongan yang dikenakan dan jumlah akhir yang diterima oleh pekerja. Laporan ini sangat penting dalam pengurusan gaji yang sistematik. Ia membantu menjejaki perbelanjaan, merancang bajet syarikat dan memastikan pematuhan kepada undang-undang buruh di Malaysia.

Jika berlaku audit atau pertikaian berkaitan gaji, laporan ini akan menjadi rujukan utama yang boleh dipercayai. Tanggungjawab menyediakan laporan ini biasanya dipegang oleh Jabatan Sumber Manusia, Kewangan atau Gaji, bergantung kepada struktur syarikat. Di syarikat kecil, mungkin hanya seorang individu yang mengendalikan semuanya. Di syarikat besar, ia biasanya dilakukan secara berpasukan.

Komponen Utama Dalam Laporan Gaji Bulanan

Laporan gaji lebih daripada sekadar slip gaji. Ia mengandungi pecahan beberapa elemen penting seperti berikut:

Butiran Pekerja

Maklumat seperti nama, ID pekerja, jabatan dan jawatan. Ini memudahkan pengecaman dan penyusunan laporan.

Gaji Pokok

Gaji asas yang diterima oleh pekerja sebelum sebarang penambahan atau potongan. Ini boleh jadi bulanan, ikut jam atau berdasarkan komisen.

Elaun dan Faedah

Termasuk elaun makan, perjalanan, perumahan atau bayaran kerja lebih masa. Semua perlu direkodkan secara jelas.

Potongan

Potongan berkanun seperti KWSP, PERKESO, EIS dan PCB mesti dimasukkan. Jika ada potongan lain seperti pinjaman, insurans atau pendahuluan, ia juga perlu direkodkan.

Bonus dan Insentif

Sebarang bayaran tambahan seperti bonus prestasi, bonus perayaan atau komisen perlu dipaparkan secara berasingan.

Gaji Bersih

Jumlah akhir yang diterima oleh pekerja selepas semua penambahan dan potongan. Ini menunjukkan ketelusan dalam pengiraan gaji.

Cara Menyediakan Laporan Gaji Bulanan

Penyediaan laporan gaji bulanan tidak perlu rumit. Ikuti langkah berikut:

1. Pilih Sistem Gaji

Tentukan sama ada ingin menggunakan kaedah manual seperti Excel atau menggunakan perisian gaji. Untuk perniagaan kecil, templat Excel sudah mencukupi. Untuk syarikat yang lebih besar, perisian seperti SQL Payroll, Kakitangan atau PayrollPanda boleh digunakan.

2. Kumpul Data Gaji

Kumpulkan semua maklumat berkaitan seperti hari bekerja, cuti, kerja lebih masa, bonus dan potongan. Pastikan data adalah tepat.

3. Ikuti Pematuhan Berkanun

Pastikan semua potongan berkanun dimasukkan mengikut kadar yang ditetapkan – KWSP, PERKESO, EIS dan PCB (mengikut jadual LHDN).

4. Jana dan Semak Laporan

Selepas semua data dimasukkan, jana laporan dan semak semula untuk pastikan tiada kesilapan atau ketidakpadanan. Sebaiknya semak sebelum pembayaran gaji dibuat.

Format Laporan Gaji Bulanan & Templat Excel Percuma

Tiada satu format tetap, tetapi kebanyakan laporan mengandungi struktur berikut:

Maklumat Pekerja (Nama, ID, Jabatan)
Komponen Gaji (Gaji Pokok, Elaun, Bonus)
Potongan Berkanun (KWSP, PERKESO, EIS, PCB)
Potongan Lain (Pinjaman, Pendahuluan)
Gaji Bersih

Ramai majikan lebih suka menggunakan templat Excel kerana ia mudah disesuaikan. Ada juga yang menggunakan ciri daripada perisian gaji yang boleh menjana laporan secara automatik. Pastikan format laporan mudah dibaca dan difahami oleh semua pihak – termasuk HR, kewangan dan pekerja.

Berikut ialah 5 templat laporan gaji bulanan yang boleh anda guna dan ubah suai mengikut keperluan syarikat anda:

1. Laporan Gaji Bulanan Templat 1

2. Laporan Gaji Bulanan Templat 2

3. Laporan Gaji Bulanan Templat 3

4. Laporan Gaji Bulanan Excel Templat 4

5. Laporan Gaji Bulanan Mudah Templat 5

Soalan Lazim (FAQ)

Mengapa laporan gaji bulanan penting untuk majikan?

Laporan ini membantu majikan kekal teratur, mengawal kos gaji dan mematuhi undang-undang. Ia juga penting untuk audit, pemfailan cukai dan semakan dalaman.

Perisian apa yang boleh digunakan untuk menjana laporan gaji?

Antara pilihan popular di Malaysia ialah PayrollPanda, Kakitangan dan SQL Payroll. Untuk syarikat kecil, templat Excel dari WPS atau platform percuma juga memadai.

Apa perlu dilakukan jika terdapat ralat dalam laporan gaji?

Betulkan secepat mungkin dan maklumkan kepada pekerja yang terlibat. Kemaskini versi laporan yang diperbetulkan dalam rekod syarikat anda.

Berapa lama laporan gaji perlu disimpan?

Disyorkan untuk menyimpan laporan sekurang-kurangnya selama 7 tahun, mengikut keperluan undang-undang Malaysia.

Bagaimana laporan gaji memberi kesan kepada pemfailan cukai?

Laporan gaji bulanan menjadi rujukan penting untuk laporan cukai seperti PCB dan penyediaan Borang EA tahunan kepada LHDN.

Cari Pekerja Berkualiti dengan Mudah

Tak perlu pening. AJobThing mudahkan urusan anda. Siarkan iklan jawatan kosong dan temui calon terbaik dengan lebih cepat dan senang.

Baca Lagi: