Apa Itu Minit Mesyuarat dan Contoh Minit Mesyuarat dalam Bahasa Melayu

Apa Itu Minit Mesyuarat?

Minit mesyuarat adalah catatan yang disediakan untuk mendokumentasikan perbincangan dan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat berlangsung. Ia bukan sahaja mencatat butiran mengenai isu yang dibincangkan, tetapi juga langkah-langkah tindakan yang dipersetujui oleh semua pihak yang hadir. Minit mesyuarat memainkan peranan penting dalam memastikan semua ahli mesyuarat mempunyai pemahaman yang sama mengenai keputusan dan tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat tersebut.

Kepentingan Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat penting kerana beberapa sebab utama:

1. Rekod Rasmi: Ia berfungsi sebagai dokumen rasmi yang mencatatkan semua keputusan dan tindakan yang dibuat.
2. Rujukan Masa Depan: Minit ini boleh dijadikan rujukan untuk memahami apa yang telah dipersetujui dalam mesyuarat sebelumnya.
3. Tanggungjawab: Ia memudahkan pembahagian tanggungjawab kepada ahli yang perlu mengambil tindakan tertentu.
4. Kebolehpercayaan: Minit mesyuarat mengelakkan salah faham atau kekeliruan yang mungkin timbul selepas mesyuarat selesai.

Sebelum kita masuk ke topik cara tulis minit mesyuarat, admin nak share dengan anda cara macam mana nak SAVE JOB mana-mana kerja kosong yang anda berkenan tu di portal Maukerja (rujuk gambar dibawah).

Caranya simple sahaja..anda hanya perlu klik button ❤️ untuk SAVE JOB dekat mana-mana jawatan kosong yang anda nak save.

Artikel Berkaitan: Performance Appraisal Yang Pekerja Wajib Tahu

Cara Tulis Minit Mesyuarat Yang Efektif

Untuk menyediakan minit mesyuarat yang berkesan, terdapat beberapa elemen penting yang perlu disertakan:

1. Tarikh dan Masa: Catat tarikh, masa mula, dan masa tamat mesyuarat.
2. Kehadiran: Senaraikan nama semua ahli yang hadir serta mereka yang tidak dapat hadir (absent).
3. Agenda: Nyatakan semua topik yang dibincangkan semasa mesyuarat.
4. Keputusan: Rekod keputusan yang dicapai bagi setiap topik yang dibincangkan.
5. Tindakan yang Perlu Diambil: Nyatakan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tindakan yang diputuskan.

Contoh Minit Mesyuarat dalam Bahasa Melayu

Berikut adalah contoh ringkas minit mesyuarat dalam bahasa Melayu yang boleh dijadikan panduan.

Minit Mesyuarat Persatuan Kakitangan Syarikat ABC

Tarikh: 15 Oktober 2024
Masa: 10:00 pagi - 12:00 tengah hari
Tempat: Bilik Mesyuarat Utama, Syarikat ABC

Kehadiran:

1. Ahmad bin Ali - Pengerusi
2. Siti binti Hassan - Setiausaha
3. Zulkifli bin Ismail - Ahli Jawatankuasa
4. Nurul binti Karim - Ahli Jawatankuasa
5. Hanafiah bin Salleh - Ahli Jawatankuasa

Tidak Hadir:

1. Fatimah binti Mohamad

Agenda Mesyuarat:

1. Pembukaan Mesyuarat
2. Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli.Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
3. Perbincangan Tentang Projek Baru
4. Cadangan projek baru diterima dengan beberapa penambahbaikan yang perlu dibuat.Tindakan: Zulkifli dan Nurul akan meneliti cadangan tersebut dan membuat penilaian lanjut.
5. Kenaikan Gaji dan Faedah Kakitangan
6. Dibincangkan kenaikan gaji bagi semua kakitangan sebanyak 5% mulai Januari 2025.Tindakan: Ahmad akan menyediakan laporan lengkap untuk pengurusan tertinggi.
7. Penutup Mesyuarat
8. Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli atas komitmen dan sumbangan mereka.

Masa Mesyuarat Tamat: 12:00 tengah hari

Artikel Berkaitan: Apa Itu Gaji Prorate dan Cara Kira Gaji Prorate

Tips Sediakan Minit Mesyuarat

1. Gunakan Bahasa yang Ringkas dan Jelas: Pastikan setiap keputusan dan tindakan dinyatakan dengan jelas dan tidak mengelirukan.
2. Jangan Abaikan Butiran Penting: Catat setiap perincian penting terutamanya keputusan yang melibatkan tindakan lanjut.
3. Elakkan Kesalahan Tatabahasa: Minit mesyuarat adalah dokumen rasmi, jadi pastikan tiada kesalahan tatabahasa atau ejaan.

Kesimpulan

Minit mesyuarat merupakan satu elemen penting dalam mana-mana organisasi kerana ia membantu mendokumentasikan semua keputusan dan tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat. Ia memastikan semua ahli mesyuarat memahami tanggungjawab masing-masing dan memberikan rujukan jelas untuk tindakan masa depan.