Apa Itu HRMIS? Maksud, Fungsi & Cara Guna HRMIS 2.0

Apa itu HRMIS? Kalau anda baru menerima surat tawaran jawatan kerajaan, atau ada ahli keluarga yang selalu sebut "kena update HRMIS", soalan ini memang wajar ditanya. Istilah ini hampir pasti akan anda temui dalam minggu pertama sebagai penjawat awam.

Secara ringkas, HRMIS ialah sistem dalam talian yang menyimpan hampir semua perkara berkaitan kerjaya seorang penjawat awam, daripada tarikh lantikan hingga persaraan. Tetapi ramai yang masih keliru tentang apa sebenarnya boleh dibuat di dalamnya, dan ada juga yang menyangka ia tempat untuk memohon kerja kerajaan.

Panduan ini menerangkan maksud HRMIS, perbezaan HRMIS Klasik dan HRMIS 2.0, modul utama, apa yang anda boleh lakukan sebagai penjawat awam, cara log masuk, serta masalah biasa yang selalu dihadapi pengguna baharu.

Apa itu HRMIS?

HRMIS ialah singkatan bagi Human Resource Management Information System, atau dalam Bahasa Melayu, Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia. Ia dibangunkan dan diselaraskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), dan digunakan oleh agensi kerajaan persekutuan serta agensi lain yang menyertainya.

Bayangkan HRMIS sebagai fail peribadi digital setiap penjawat awam. Dahulu, maklumat seperti sejarah perkhidmatan, kelayakan akademik, rekod cuti dan latihan disimpan dalam fail fizikal di jabatan masing-masing. Bila pegawai bertukar jabatan, fail itu perlu dihantar dari satu pejabat ke pejabat lain. Dengan HRMIS, rekod tersebut berada dalam satu sistem berpusat yang boleh diakses mengikut kebenaran.

HRMIS, HRMS dan HRIS: sama atau berbeza?

Ketiga-tiga istilah ini merujuk kepada sistem pengurusan sumber manusia. Bezanya, HRMIS dalam konteks Malaysia hampir selalu merujuk kepada sistem JPA untuk sektor awam. HRMS dan HRIS pula istilah umum yang digunakan untuk sistem HR di syarikat swasta, seperti perisian gaji dan cuti yang digunakan oleh majikan anda.

Dari HRMIS Klasik ke HRMIS 2.0

HRMIS bukan sistem baharu. Ia telah digunakan dalam perkhidmatan awam sejak sekitar tahun 2005 sebagai sebahagian daripada inisiatif kerajaan elektronik. Versi asal ini kini dikenali sebagai HRMIS Klasik.

Kemudian, JPA memperkenalkan HRMIS 2.0 dengan antara muka yang lebih moden dan mudah digunakan. Secara berperingkat, banyak submodul HRMIS Klasik telah ditutup dan dipindahkan ke HRMIS 2.0, termasuk penutupan 52 submodul pada tahun 2021. Hari ini, kebanyakan urusan harian penjawat awam dibuat melalui HRMIS 2.0.

JPA juga membangunkan aplikasi mudah alih seperti myHRMIS Profil, untuk menyemak maklumat peribadi, pendidikan, keluarga, latihan dan sejarah perkhidmatan, serta myHRMIS Cuti, untuk memohon dan menyemak cuti terus dari telefon.

Objektif HRMIS

HRMIS diwujudkan untuk menyelesaikan satu masalah besar: mengurus data ratusan ribu penjawat awam yang tersebar di pelbagai kementerian, jabatan dan negeri. Objektif utamanya boleh diringkaskan kepada lima perkara:

1. Satu sumber data yang sahih. Maklumat dimasukkan sekali sahaja dan digunakan oleh pelbagai modul, tanpa perlu diisi berulang kali.
2. Mengautomasikan proses HR. Urusan yang dahulunya melibatkan borang fizikal dan surat-menyurat kini boleh dibuat dalam talian.
3. Mengurangkan penggunaan kertas. Sejajar dengan usaha pendigitalan perkhidmatan awam.
4. Menyokong perancangan tenaga kerja. Data yang tersusun membantu kerajaan merancang pengambilan, pelan penggantian dan saiz perkhidmatan awam.
5. Memudahkan penjawat awam. Pegawai boleh menyemak rekod dan membuat permohonan sendiri tanpa perlu ke unit HR setiap kali.

Modul utama dalam HRMIS

HRMIS terdiri daripada beberapa modul yang meliputi keseluruhan kitaran perkhidmatan, dari hari pertama hingga persaraan. Nama dan susunan modul mungkin berbeza sedikit mengikut versi, tetapi secara umumnya ia merangkumi bidang berikut:

Sebagai penjawat awam biasa, anda tidak akan menggunakan semua modul ini. Kebanyakan modul pentadbiran hanya boleh diakses oleh pegawai HR dan pentadbir agensi.

Apa yang penjawat awam boleh buat dalam HRMIS

Bagi kebanyakan pengguna, HRMIS digunakan untuk urusan berikut:

• Menyemak dan mengemas kini Rekod Peribadi. Alamat, nombor telefon, maklumat pasangan dan anak, kelayakan akademik serta latihan.
• Memohon cuti. Cuti rehat dan jenis cuti lain, menyemak baki cuti, dan memantau status permohonan.
• Menyemak sejarah perkhidmatan. Tarikh lantikan, pengesahan jawatan, kenaikan pangkat dan pertukaran.
• Urusan prestasi. Bergantung kepada agensi, sebahagian proses penilaian prestasi dibuat melalui HRMIS.
• Bagi pegawai penyelia: menyokong atau meluluskan permohonan cuti dan urusan pegawai di bawah seliaan.

Kenapa Rekod Peribadi perlu dilengkapkan

Ini nasihat paling penting untuk pegawai baharu. Banyak urusan perkhidmatan, seperti kelayakan cuti, kemudahan untuk keluarga, kenaikan pangkat dan persaraan, bergantung kepada data dalam Rekod Peribadi. JPA sendiri menekankan bahawa penjawat awam bertanggungjawab memastikan rekod mereka lengkap. Data yang lapuk mungkin tidak terasa sekarang, tetapi boleh melambatkan urusan penting bertahun-tahun kemudian.

Siapa yang menggunakan HRMIS?

Akses setiap pengguna bergantung kepada peranan yang ditetapkan. Pegawai biasa hanya melihat rekod sendiri, manakala pegawai HR boleh mengakses rekod pegawai di agensi mereka.

HRMIS bukan tempat memohon kerja kerajaan

Ini salah faham yang paling kerap berlaku dalam kalangan pencari kerja. Ramai yang mencari "HRMIS mohon kerja" dengan harapan dapat memohon jawatan kerajaan. Sebenarnya, HRMIS hanya digunakan selepas anda dilantik sebagai penjawat awam.

Jika anda baru menerima tawaran jawatan kerajaan tetapi tidak dapat melapor diri pada tarikh yang ditetapkan, panduan surat penangguhan lapor diri kami boleh membantu. Untuk penjawat awam yang ingin berpindah tempat bertugas pula, lihat contoh surat rayuan pertukaran.

Sesi temu duga untuk jawatan kerajaan juga semakin banyak menggunakan soalan berasaskan pengalaman. Bersedia dengan kaedah STAR untuk menjawab soalan temu duga.

Cara log masuk HRMIS 2.0

Langkah sebenar mungkin berbeza sedikit mengikut agensi, tetapi secara umumnya:

1. Dapatkan ID pengguna dan kata laluan awal daripada urus setia atau pentadbir HRMIS agensi anda. Pegawai baharu biasanya didaftarkan oleh pihak HR selepas melapor diri.
2. Layari portal HRMIS di eghrmis.gov.my dan pilih log masuk HRMIS 2.0.
3. Masukkan ID pengguna dan kata laluan. Anda mungkin diminta menukar kata laluan pada log masuk pertama.
4. Semak Peti Pesanan untuk sebarang tindakan yang belum diambil.
5. Pilih modul yang diperlukan, contohnya Rekod Peribadi atau Pengurusan Cuti.
6. Log keluar selepas selesai, terutamanya jika menggunakan komputer bersama.

Untuk aplikasi mudah alih myHRMIS, pengguna kali pertama perlu mendaftar terlebih dahulu. Pastikan nombor telefon bimbit yang digunakan sama dengan nombor dalam Rekod Peribadi HRMIS, kerana ini antara punca utama pendaftaran gagal.

Untuk surat atau e-mel rasmi lain dalam urusan perkhidmatan awam, rujuk panduan format surat rasmi.

Masalah biasa HRMIS dan cara menyelesaikannya

HRMIS mungkin kelihatan rumit pada mulanya kerana banyaknya modul dan menu. Tetapi bagi kebanyakan penjawat awam, urusan harian hanya melibatkan beberapa fungsi sahaja. Kuasai yang asas dahulu, pastikan rekod anda lengkap, dan rujuk urus setia agensi atau laman rasmi JPA bila ada perkara yang kurang jelas.

Soalan lazim tentang HRMIS

Apa maksud HRMIS?

HRMIS ialah singkatan bagi Human Resource Management Information System, atau Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia. Ia sistem rasmi Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk mengurus maklumat dan proses sumber manusia penjawat awam di Malaysia.

Siapa yang membangunkan dan mengurus HRMIS?

HRMIS dibangunkan dan diselaraskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Setiap agensi pula mempunyai pentadbir atau urus setia HRMIS sendiri untuk mengurus akses dan data pegawai di agensi masing-masing.

Bolehkah pekerja swasta menggunakan HRMIS?

Tidak. HRMIS hanya untuk penjawat awam dan agensi kerajaan yang menggunakannya. Syarikat swasta menggunakan sistem HR mereka sendiri, yang kadangkala juga dipanggil HRMS atau HRIS secara umum.

Bolehkah saya memohon jawatan kerajaan melalui HRMIS?

Tidak. Permohonan jawatan kerajaan dibuat melalui portal Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) atau saluran yang dinyatakan dalam iklan jawatan. Anda hanya akan menggunakan HRMIS selepas dilantik sebagai penjawat awam.

Apa beza HRMIS Klasik dan HRMIS 2.0?

HRMIS Klasik ialah versi asal sistem ini. HRMIS 2.0 ialah versi yang dinaik taraf dengan antara muka lebih moden, aplikasi mudah alih dan aliran kerja yang lebih ringkas. Kebanyakan submodul HRMIS Klasik telah ditutup dan dipindahkan ke HRMIS 2.0.

Bolehkah saya mohon cuti melalui telefon?

Boleh, melalui aplikasi myHRMIS Cuti yang tersedia untuk Android dan iOS. Melalui aplikasi ini, penjawat awam boleh memohon cuti rehat, menyemak baki dan status cuti, manakala pegawai penyokong dan pelulus boleh mengambil tindakan terus daripada telefon.

Kenapa saya perlu kemas kini Rekod Peribadi dalam HRMIS?

Banyak urusan bergantung kepada data dalam Rekod Peribadi, termasuk kelayakan cuti, kenaikan pangkat, pertukaran dan persaraan. Data yang tidak lengkap atau lapuk boleh melambatkan urusan anda sendiri.

Siapa yang perlu dihubungi jika ada masalah HRMIS?

Mula-mula, hubungi urus setia atau pentadbir HRMIS di agensi anda. Jika masalah melibatkan sistem secara keseluruhan, agensi boleh merujuk kepada meja bantuan HRMIS di JPA.

Bacaan berkaitan

• Surat Penangguhan Lapor Diri: Cara Tulis & 5 Contoh
• Contoh Surat Rayuan Pertukaran Tempat Kerja: 7 Template
• Surat Rasmi: Format Betul, Contoh & Template Sedia Guna
• Cara Jawab Interview Guna STAR Method (Panduan Terkini)

Artikel ini ialah panduan umum. Nama modul, langkah log masuk dan fungsi HRMIS boleh berubah dari semasa ke semasa. Untuk panduan rasmi, rujuk portal HRMIS JPA atau urus setia HRMIS di agensi anda.