Surat Rasmi: Format Betul, Contoh & Template Sedia Guna
by Maukerja Team
Oct 6, 2026
pada 3:27 PM
Ada masanya mesej WhatsApp kepada bos atau e-mel dua baris memang tak cukup. Bila anda nak mohon cuti tanpa gaji selama sebulan, hantar notis berhenti kerja, atau buat aduan kepada pihak berkuasa tempatan, pihak di sebelah sana perlukan sesuatu yang lebih kukuh: surat rasmi.
Masalahnya, ramai antara kita kali terakhir belajar format surat rasmi masa sekolah menengah. Tarikh letak di mana? Perenggan mana yang perlu bernombor? "Yang benar" atau "Yang ikhlas"? Soalan kecil macam inilah yang buat kita tangguh menulis surat sampai ke saat akhir.
Panduan ini menyusun semuanya untuk anda: format yang betul, cara menulis setiap bahagian, kesilapan yang selalu buat surat nampak kurang profesional, dan tujuh template yang anda boleh salin dan ubah ikut situasi sendiri.
JAWAPAN RINGKAS
Surat rasmi ialah surat formal yang ditulis kepada majikan, syarikat, institusi atau jabatan kerajaan untuk urusan rasmi. Susunan asasnya: alamat pengirim, alamat penerima, tarikh, panggilan hormat (Tuan/Puan,), tajuk dalam huruf besar, perenggan pendahuluan, isi bernombor bermula dengan 2, penutup, "Yang benar," serta tandatangan dan nama penuh.
Surat rasmi ialah dokumen bertulis yang digunakan untuk berurusan secara formal dengan sesuatu pihak atas kapasiti kerja atau urusan rasmi. Penerimanya boleh jadi pengurus HR, ketua jabatan, pegawai di pejabat kerajaan, atau pengurusan sesebuah syarikat.
Bezanya dengan surat biasa bukan sekadar pada bahasa. Surat rasmi ada susunan yang tetap, dan susunan itulah yang membolehkan penerima faham tujuan surat dalam beberapa saat, malah sebelum dia habis membacanya.
Surat rasmi vs surat tidak rasmi
Aspek
Surat rasmi
Surat tidak rasmi
Penerima
Majikan, syarikat, jabatan kerajaan, institusi
Keluarga, kawan, kenalan rapat
Bahasa
Formal, ringkas, tiada slanga
Santai, ikut gaya penulis
Alamat
Alamat pengirim dan penerima ditulis penuh
Biasanya alamat pengirim dan tarikh sahaja
Tajuk
Wajib, dalam huruf besar
Tiada
Penomboran perenggan
Isi dinomborkan bermula dengan 2
Tiada
Penutup
"Yang benar," diikuti tandatangan dan nama penuh
"Salam sayang", "Kawanmu" dan seumpamanya
Bila anda perlukan surat rasmi?
Memohon kerja, terutamanya untuk jawatan kerajaan, badan berkanun atau syarikat yang meminta surat permohonan bertulis.
Meletak jawatan, sama ada dengan notis penuh atau berhenti serta-merta.
Memohon cuti panjang, seperti cuti tanpa gaji, cuti belajar atau cuti atas urusan keluarga.
Membuat aduan kepada majikan, pengurusan bangunan, pihak berkuasa tempatan atau syarikat.
Memohon kebenaran, contohnya untuk menggunakan dewan, premis atau kemudahan sesebuah organisasi.
Memberi sokongan atau pengesahan, seperti surat sokongan pengurus untuk permohonan naik pangkat.
Kenapa masih penting walaupun semua orang guna e-mel?
Sebab surat rasmi ialah rekod. Bila timbul pertikaian di kemudian hari, contohnya majikan mendakwa anda tidak memberi notis yang cukup, surat bertarikh yang diterima HR menjadi bukti paling mudah untuk anda tunjukkan.
Cara anda menulis juga menggambarkan cara anda bekerja. Surat yang kemas, jelas dan terus kepada perkara memberi tanggapan bahawa anda seorang yang teratur. Surat yang berterabur pula boleh membuatkan permohonan yang sebenarnya munasabah nampak kurang serius.
Format surat rasmi yang betul (bahagian demi bahagian)
Format surat rasmi di Malaysia secara umumnya mengikut susunan yang sama. Jadual di bawah merumuskan setiap bahagian dari atas hingga ke bawah, berserta kedudukannya.
Bahagian
Kedudukan
Apa yang ditulis
1. Alamat pengirim
Kiri atas
Nama penuh, alamat lengkap, nombor telefon dan e-mel (pilihan)
2. Rujukan
Bawah alamat pengirim
Untuk organisasi sahaja: Ruj. Kami dan Ruj. Tuan
3. Alamat penerima
Kiri, selepas garisan
Nama atau jawatan penerima, nama organisasi dan alamat penuh
4. Tarikh
Kanan, sebaris dengan baris akhir alamat penerima
Tarikh penuh, contohnya 7 Oktober 2026
5. Panggilan hormat
Kiri
Tuan/Puan, atau gelaran khusus, diikuti koma
6. Tajuk
Kiri, huruf besar dan tebal
Tujuan surat dalam satu baris
7. Pendahuluan
Perenggan pertama, tidak bernombor
Siapa anda dan apa tujuan surat
8. Isi
Perenggan bernombor, bermula dengan 2
Butiran, sebab dan maklumat sokongan
9. Penutup
Tidak bernombor
Tindakan yang diharapkan dan ucapan terima kasih
10. Akhir surat
Kiri bawah
"Yang benar,", tandatangan, nama penuh, jawatan (jika ada), s.k. dan lampiran
TEMPLATE: RANGKA ASAS SURAT RASMI
[Nama Penuh Pengirim]
[Alamat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Nama / Jawatan Penerima]
[Nama Organisasi]
[Alamat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
TAJUK SURAT DALAM HURUF BESAR
[Perenggan pendahuluan: siapa anda dan tujuan surat.]
2. [Isi pertama]
3. [Isi kedua]
[Perenggan penutup: tindakan yang diharapkan.]
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
([NAMA PENUH])
s.k. [Pihak yang menerima salinan]
Lampiran: [Senarai dokumen]
Alamat pengirim dan penerima
Tulis alamat pengirim secara penuh, termasuk poskod dan negeri. Jika surat dihantar atas nama syarikat atau persatuan, gunakan kepala surat (letterhead) rasmi dan anda tidak perlu menaip alamat sendiri.
Untuk penerima, tujukan surat kepada orang atau jawatan yang tepat, contohnya "Pengurus Sumber Manusia" berbanding hanya nama syarikat. Surat yang ditujukan kepada orang yang betul akan lebih cepat sampai ke meja yang betul. Antara alamat pengirim dan penerima, lazimnya ada satu garisan melintang. Ia tidak diwajibkan oleh semua organisasi, tetapi masih format yang paling biasa diterima.
Tarikh dan nombor rujukan
Tarikh ditulis penuh tanpa singkatan, contohnya 7 Oktober 2026 dan bukan 7/10/26. Kedudukannya di sebelah kanan, sebaris dengan baris terakhir alamat penerima.
Nombor rujukan (Ruj. Kami dan Ruj. Tuan) biasanya digunakan oleh jabatan atau syarikat. Jika anda membalas surat yang mempunyai nombor rujukan, salin nombor itu di ruang "Ruj. Tuan". Langkah kecil ini memudahkan pegawai mencari fail asal.
Panggilan hormat yang sesuai
Panggilan paling selamat ialah "Tuan/Puan," kerana ia sesuai untuk semua penerima. Jika anda tahu gelaran penerima, gunakan gelaran rasmi seperti Yang Berbahagia (YBhg.) untuk Dato' dan Datin, atau Yang Berhormat (YB) untuk ahli parlimen dan ADUN. Jangan lupa letakkan koma selepas panggilan hormat.
Tajuk surat
Tajuk ialah bahagian paling penting selepas nama penerima. Tulis dalam huruf besar dan tebal, dan pastikan ia boleh difahami tanpa perlu membaca keseluruhan surat. Anda boleh mulakan dengan "PER:" atau terus menulis tajuk. Kedua-dua gaya diterima, cuma jangan campurkan kedua-duanya dalam surat yang sama.
Kurang jelas
Lebih jelas
PERMOHONAN
PERMOHONAN CUTI TANPA GAJI DARI 3 HINGGA 28 NOVEMBER 2026
ADUAN
ADUAN MENGENAI LONGKANG TERSUMBAT DI JALAN MAWAR 3, TAMAN SERI INDAH
BERHENTI KERJA
NOTIS PELETAKAN JAWATAN SEBAGAI EKSEKUTIF AKAUN
Pendahuluan, isi dan penutup
Perenggan pertama tidak bernombor. Di sinilah anda memperkenalkan diri dan menyatakan tujuan secara terus. Ramai yang memulakan dengan ayat "Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk." Ayat ini masih betul, tetapi jika tajuk anda sudah jelas, anda boleh terus masuk ke tujuan.
Isi surat bermula dengan nombor 2, kerana perenggan pendahuluan dikira sebagai perenggan pertama walaupun tidak dinomborkan. Pegang satu prinsip mudah: satu perenggan, satu idea. Jika perenggan 3 bercakap tentang sebab cuti dan tarikh kembali bertugas serentak, pecahkan kepada dua perenggan.
Perenggan penutup juga tidak bernombor. Nyatakan apa yang anda harapkan, sama ada pertimbangan, maklum balas sebelum tarikh tertentu atau tindakan susulan, kemudian akhiri dengan "Sekian, terima kasih."
Akhir surat: Yang benar, tandatangan, s.k. dan lampiran
Tulis "Yang benar," di sebelah kiri, beri ruang untuk tandatangan, kemudian tulis nama penuh anda (lazimnya dalam huruf besar dan dalam kurungan). Jika anda menulis atas kapasiti kerja, tambah jawatan dan nama organisasi di bawahnya. Dua bahagian tambahan yang sering dilupakan:
s.k. (salinan kepada): senarai pihak lain yang turut menerima salinan surat, contohnya ketua jabatan anda apabila surat berhenti kerja dihantar kepada HR.
Lampiran: senarai dokumen yang disertakan. Sebut juga dokumen ini di dalam isi surat supaya penerima tahu ia wujud.
Cara menulis surat rasmi dalam 6 langkah
Format hanyalah separuh daripada kerja. Separuh lagi ialah apa yang anda tulis di dalamnya. Ikut enam langkah ini supaya surat anda bukan sahaja betul dari segi format, tetapi juga berkesan.
Tentukan tujuan dalam satu ayat. Jika anda tidak boleh menerangkan tujuan surat dalam satu ayat, surat itu belum bersedia untuk ditulis.
Kenal pasti penerima yang tepat. Cari nama atau jawatan pegawai yang berkuasa membuat keputusan, bukan sekadar alamat am syarikat.
Kumpul maklumat sebelum menulis. Sediakan tarikh, nombor pekerja, nombor rujukan dan dokumen sokongan. Menulis jauh lebih mudah bila semuanya sudah ada di depan mata.
Tulis tajuk dahulu. Tajuk yang jelas akan memandu isi surat. Jika tajuk sukar ditulis, kemungkinan besar tujuan anda masih kabur.
Nyatakan tindakan yang anda mahu. Penerima perlu tahu apa yang anda harapkan, sama ada kelulusan, maklum balas, pembaikan atau sekadar makluman.
Semak, simpan salinan dan dapatkan bukti penerimaan. Untuk surat penting seperti notis berhenti kerja, minta HR menandatangani atau mengecop salinan anda, atau simpan e-mel penghantaran.
7 contoh surat rasmi dan template sedia guna
Setiap template di bawah boleh disalin terus. Gantikan semua bahagian dalam kurungan [ ] dengan maklumat anda, dan buang mana-mana ayat yang tidak berkaitan dengan situasi anda.
1. Contoh surat rasmi permohonan kerja
Sesuai untuk jawatan yang meminta surat permohonan bertulis, terutamanya di sektor awam, badan berkanun dan syarikat besar. Untuk permohonan melalui portal kerja, cover letter ringkas biasanya sudah memadai. Baca Cover Letter: Perlu Ke Ada Ni Pada Zaman Sekarang? untuk tahu bila anda betul-betul memerlukannya.
Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PERMOHONAN JAWATAN [NAMA JAWATAN]
Saya ingin memohon jawatan [Nama Jawatan] seperti yang diiklankan di [Maukerja / laman web syarikat] bertarikh [tarikh iklan]. Saya merupakan graduan [Nama Ijazah/Diploma] dari [Nama Institusi] dengan [bilangan] tahun pengalaman dalam bidang [nama bidang].
2. Dalam jawatan saya sekarang sebagai [Jawatan Semasa] di [Nama Syarikat Semasa], saya bertanggungjawab [tugas utama]. Antara pencapaian saya ialah [pencapaian yang boleh diukur, contohnya mengurangkan masa memproses invois sebanyak 30 peratus].
3. Saya tertarik untuk menyertai [Nama Syarikat] kerana [sebab khusus, contohnya fokus syarikat dalam bidang X atau projek terkini]. Saya yakin kemahiran saya dalam [kemahiran 1] dan [kemahiran 2] dapat membantu pasukan [nama jabatan] mencapai sasarannya.
4. Bersama-sama surat ini saya sertakan resume, salinan sijil akademik dan [dokumen lain] untuk rujukan pihak tuan/puan.
Saya amat berbesar hati sekiranya diberi peluang untuk menghadiri sesi temu duga. Saya boleh dihubungi di talian [No. Telefon] atau melalui e-mel [E-mel].
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
([NAMA PENUH])
Lampiran: Resume, salinan sijil akademik
TIP
Ayat pencapaian yang ada angka (peratus, jumlah, tempoh masa) jauh lebih meyakinkan berbanding kata sifat seperti "rajin" dan "komited". Pastikan juga resume yang anda lampirkan bebas daripada kesilapan resume yang buat HR terus tolak.
2. Contoh surat berhenti kerja (dengan notis)
Ini versi standard untuk anda yang memberi notis penuh. Tempoh notis biasanya tertulis dalam surat tawaran atau kontrak pekerjaan. Jika kontrak tidak menyatakannya, Akta Kerja 1955 menetapkan tempoh minimum berdasarkan tempoh perkhidmatan:
Tempoh perkhidmatan
Tempoh notis minimum
Kurang daripada 2 tahun
4 minggu
2 tahun hingga kurang daripada 5 tahun
6 minggu
5 tahun dan ke atas
8 minggu
Sumber: Seksyen 12(2), Akta Kerja 1955. Tempoh dalam kontrak terpakai jika kontrak ada menyatakannya.
[Nama Penerima]
Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
NOTIS PELETAKAN JAWATAN SEBAGAI [JAWATAN]
Dengan hormatnya, saya [Nama Penuh], No. Pekerja [nombor], ingin memaklumkan peletakan jawatan saya sebagai [Jawatan] di [Jabatan], [Nama Syarikat]. Mengikut tempoh notis [bilangan] minggu/bulan dalam kontrak saya, hari terakhir saya bekerja ialah [Tarikh Akhir].
2. Keputusan ini dibuat selepas pertimbangan yang teliti kerana [sebab ringkas, contohnya menerima tawaran kerjaya baharu / menyambung pengajian / komitmen keluarga].
3. Sepanjang baki tempoh notis, saya akan memastikan semua tugasan diserahkan dengan teratur, termasuk menyediakan nota serah tugas dan membantu melatih pengganti jika diperlukan.
4. Saya menghargai peluang, bimbingan dan pengalaman sepanjang [tempoh] saya berkhidmat di [Nama Syarikat].
Sekiranya ada sebarang perkara yang perlu saya selesaikan sebelum hari terakhir, saya boleh dihubungi di [No. Telefon] atau [E-mel].
3. Contoh surat berhenti kerja serta-merta (notis 24 jam)
Berhenti dalam masa 24 jam bukan sesuatu yang dilarang, tetapi ada kosnya. Di bawah Seksyen 13(1) Akta Kerja 1955, pekerja yang berhenti tanpa notis yang mencukupi lazimnya perlu membayar gaji ganti notis kepada majikan, iaitu gaji bagi tempoh notis yang tidak dipenuhi. Ada juga majikan yang bersetuju untuk mengecualikan tempoh notis, jadi bincang dengan HR dahulu dan dapatkan persetujuan itu secara bertulis.
Surat jenis ini patut ringkas. Anda tidak perlu menerangkan sebab secara terperinci, terutamanya jika ia melibatkan hal peribadi.
[Nama Penerima]
Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
NOTIS PELETAKAN JAWATAN BERKUAT KUASA SERTA-MERTA
Saya [Nama Penuh], No. Pekerja [nombor], dengan ini meletakkan jawatan sebagai [Jawatan] di [Nama Syarikat] berkuat kuasa pada [Tarikh], iaitu 24 jam dari tarikh surat ini.
2. Saya terpaksa membuat keputusan ini atas sebab [sebab ringkas, contohnya urusan kesihatan keluarga yang memerlukan saya berada di kampung]. Saya memohon maaf atas kesulitan yang timbul akibat notis yang singkat ini.
3. Saya faham bahawa peletakan jawatan tanpa notis penuh tertakluk kepada terma kontrak pekerjaan saya, dan saya bersedia membincangkan penyelesaian gaji ganti notis dengan pihak Sumber Manusia. [ATAU: Saya merujuk kepada persetujuan Encik/Puan [Nama] bertarikh [tarikh] untuk mengecualikan tempoh notis saya.]
4. Untuk memudahkan serah tugas, saya akan memulangkan semua aset syarikat dan menyerahkan nota tugasan sebelum [masa/tarikh]. Saya boleh dihubungi melalui [No. Telefon] atau [E-mel] untuk sebarang pertanyaan.
Terima kasih atas peluang yang diberikan sepanjang saya berkhidmat di [Nama Syarikat].
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
([NAMA PENUH])
4. Contoh surat permohonan cuti tanpa gaji
Gunakan surat ini bila anda memerlukan cuti melebihi baki cuti tahunan, contohnya untuk menjaga ahli keluarga yang sakit, menunaikan umrah, atau menguruskan hal peribadi yang mengambil masa. Semak polisi syarikat dahulu, kerana sesetengah syarikat ada borang khas yang perlu diisi bersama surat.
PERMOHONAN CUTI TANPA GAJI DARI [TARIKH MULA] HINGGA [TARIKH AKHIR]
Saya [Nama Penuh], No. Pekerja [nombor], [Jawatan] di [Jabatan], ingin memohon cuti tanpa gaji selama [bilangan] hari bermula [Tarikh Mula] hingga [Tarikh Akhir]. Saya dijangka kembali bertugas pada [Tarikh Kembali].
2. Permohonan ini dibuat kerana [sebab, contohnya ibu saya baru menjalani pembedahan dan memerlukan penjagaan sepenuh masa]. Baki cuti tahunan saya sebanyak [bilangan] hari tidak mencukupi untuk tempoh yang diperlukan.
3. Sepanjang ketiadaan saya, tugasan [senarai ringkas] akan dikendalikan oleh [Nama Rakan Sekerja] seperti yang telah dibincangkan bersama [Nama Penyelia]. Saya juga boleh dihubungi di [No. Telefon] untuk perkara segera.
4. Bersama surat ini saya sertakan [dokumen sokongan, contohnya surat pengesahan hospital] untuk rujukan pihak tuan/puan.
Saya berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan, dan amat menghargai maklum balas pihak tuan/puan sebelum [tarikh].
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
([NAMA PENUH])
[Jawatan]
Lampiran: [Dokumen sokongan]
5. Contoh surat aduan rasmi
Surat aduan yang berkesan fokus kepada fakta, bukan emosi. Nyatakan apa yang berlaku, bila dan di mana, kesannya kepada anda, serta apa yang anda mahu pihak penerima lakukan. Contoh di bawah ialah aduan kepada pihak berkuasa tempatan, tetapi strukturnya sama untuk aduan kepada pengurusan bangunan atau syarikat.
Yang Dipertua
Majlis Perbandaran [Nama]
[Alamat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
ADUAN MENGENAI LONGKANG TERSUMBAT DI JALAN [NAMA JALAN], [NAMA TAMAN]
Saya [Nama Penuh], penduduk di alamat di atas, ingin membuat aduan rasmi mengenai longkang tersumbat di hadapan rumah nombor [X] hingga [Y], Jalan [Nama Jalan].
2. Masalah ini berlarutan sejak [tarikh/tempoh]. Setiap kali hujan lebat, air melimpah ke jalan dan masuk ke kawasan rumah penduduk. Pada [tarikh], air bertakung setinggi [anggaran] dan menyebabkan [kesan, contohnya kenderaan penduduk tidak dapat keluar].
3. Aduan awal telah dibuat melalui [saluran, contohnya talian aduan majlis] pada [tarikh] dengan nombor rujukan [nombor], namun tiada tindakan diambil setakat tarikh surat ini.
4. Bersama surat ini saya lampirkan [bilangan] keping gambar keadaan longkang yang diambil pada [tarikh].
Sehubungan itu, saya memohon jasa baik pihak tuan/puan untuk menghantar pegawai bagi memeriksa dan membersihkan longkang tersebut dalam masa terdekat.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
([NAMA PENUH])
s.k. [Ahli Majlis Kawasan / Pengerusi Persatuan Penduduk]
Lampiran: Gambar keadaan longkang
6. Contoh surat permohonan kebenaran
Contoh ini ditulis oleh wakil organisasi yang memohon kebenaran menggunakan dewan. Ubah butirannya untuk permohonan lain, seperti menggunakan padang, mengadakan aktiviti di premis atau membuat penggambaran di lokasi tertentu.
TEMPLATE: PERMOHONAN KEBENARAN
[Nama Persatuan / Organisasi]
[Alamat]
[Poskod, Bandar, Negeri]
Ruj. Kami: [nombor rujukan]
Pengurus
Dewan [Nama]
[Alamat]
[Poskod, Bandar]
[Negeri] [Tarikh]
Tuan/Puan,
PERMOHONAN KEBENARAN MENGGUNAKAN DEWAN [NAMA] PADA [TARIKH]
Dengan hormatnya, saya mewakili [Nama Organisasi] ingin memohon kebenaran menggunakan Dewan [Nama] pada [hari, tarikh], dari jam [masa mula] hingga [masa tamat].
2. Dewan tersebut akan digunakan untuk [nama program], yang dijangka disertai seramai [bilangan] orang peserta. Program ini bertujuan [tujuan ringkas].
3. Pihak kami akan mematuhi semua peraturan penggunaan dewan, menanggung kos sewaan jika berkaitan, dan memastikan dewan dibersihkan serta diserahkan semula dalam keadaan asal selepas program.
4. Bersama ini disertakan kertas kerja program untuk rujukan pihak tuan/puan.
Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan/puan amat kami hargai. Sebarang pertanyaan boleh diajukan kepada saya di talian [No. Telefon].
Surat ini ditulis oleh pengurus atau ketua jabatan, bukan oleh anda sendiri. Namun dalam praktiknya, pengurus yang sibuk kadangkala meminta anda menyediakan draf. Template di bawah boleh membantu, asalkan pengurus anda menyemak dan bersetuju dengan setiap kenyataan sebelum menandatanganinya.
SURAT SOKONGAN BAGI PERMOHONAN [NAMA PEKERJA] UNTUK JAWATAN [NAMA JAWATAN]
Dengan hormatnya, saya [Nama Pengurus], [Jawatan] di [Jabatan], ingin menyatakan sokongan terhadap permohonan [Nama Pekerja], No. Pekerja [nombor], bagi jawatan [Nama Jawatan].
2. [Nama Pekerja] telah berkhidmat di bawah seliaan saya sejak [tahun] sebagai [Jawatan Semasa]. Sepanjang tempoh itu, beliau bertanggungjawab [tugas utama] dan telah [pencapaian khusus, contohnya mengetuai projek X yang siap lebih awal daripada jadual].
3. Beliau turut menunjukkan ciri kepimpinan melalui [contoh konkrit, contohnya melatih tiga orang kakitangan baharu]. Saya yakin beliau mampu menggalas tanggungjawab yang lebih besar dalam jawatan yang dipohon.
Atas sebab-sebab di atas, saya menyokong penuh permohonan beliau.
Hari ini, kebanyakan surat rasmi dihantar melalui e-mel. Itu tidak menjadi masalah, asalkan anda tidak menjadikan e-mel sebagai alasan untuk menulis dengan kurang formal. Ada dua cara yang biasa digunakan:
Surat sebagai lampiran (disyorkan untuk urusan penting): tulis surat penuh, tandatangan, simpan sebagai PDF dan lampirkan. Badan e-mel cukup sekadar ringkasan pendek.
Surat dalam badan e-mel: sesuai untuk urusan yang kurang berat seperti pertanyaan. Gunakan struktur yang sama, cuma alamat penuh boleh digugurkan dan tajuk surat menjadi subjek e-mel.
TEMPLATE: E-MEL PENGHANTARAN SURAT RASMI
Subjek: Notis Peletakan Jawatan - [Nama Penuh], [Jawatan]
Tuan/Puan,
Bersama e-mel ini saya lampirkan surat notis peletakan jawatan saya sebagai [Jawatan] di [Jabatan]. Hari terakhir saya bekerja ialah [Tarikh].
Mohon pihak tuan/puan sahkan penerimaan e-mel ini. Terima kasih.
Yang benar,
[Nama Penuh]
[No. Telefon]
Lampiran: Notis_Peletakan_Jawatan_[NamaAnda].pdf
TIP
Sentiasa minta pengesahan penerimaan. Untuk notis berhenti kerja, tarikh HR menerima surat penting kerana tempoh notis lazimnya dikira dari tarikh tersebut. Jika anda sedang menunggu jawapan selepas memohon kerja pula, baca cara chat HR dan follow up permohonan kerja.
Cara susun lampiran supaya mudah disemak
Lampiran yang berselerak boleh membuatkan surat yang tersusun nampak cuai. Lima amalan ini memastikan penerima tidak perlu meneka:
Sebut di dalam surat. Contohnya, "Bersama surat ini saya lampirkan salinan sijil akademik untuk rujukan pihak tuan/puan."
Ikut urutan surat. Dokumen yang disebut dahulu dilampirkan dahulu.
Labelkan dengan nombor. Contohnya Lampiran 1: Resume, Lampiran 2: Sijil SPM, dan seterusnya.
Namakan fail dengan jelas. "Resume_AhmadFaiz_2026.pdf" jauh lebih baik daripada "scan0012.pdf".
Gunakan PDF. Format ini dibuka dengan rupa yang sama di telefon, komputer riba dan komputer pejabat. Gabungkan dokumen kecil ke dalam satu fail jika boleh.
Kesilapan biasa dalam surat rasmi (dan cara betulkan)
Kesilapan
Kenapa jadi masalah
Cara betulkan
Tajuk terlalu umum, seperti "PERMOHONAN"
Penerima perlu baca seluruh surat untuk tahu tujuannya
Sebut perkara dan tarikh dengan jelas dalam tajuk
Bahasa santai atau singkatan SMS
Nampak tidak serius dan kurang hormat
Gunakan ayat penuh; elakkan "tak", "nak" dan "utk"
Perenggan pendahuluan dinomborkan
Format kelihatan tidak teratur
Biarkan perenggan pertama tanpa nombor, mulakan isi dengan 2
Tiada tindakan yang diminta
Penerima tidak tahu apa yang perlu dibuat
Nyatakan tindakan yang diharapkan dan tarikh jika perlu
Terlalu panjang dan berulang
Maklumat penting tenggelam
Satu perenggan satu idea; pindahkan butiran ke lampiran
Tarikh ditulis 7/10/26
Boleh disalah baca sebagai 10 Julai dalam format lain
Tulis penuh: 7 Oktober 2026
Lupa tandatangan atau nama penuh
Surat mungkin tidak dianggap lengkap
Semak bahagian akhir surat sebelum hantar
Tiada salinan disimpan
Sukar membuktikan surat pernah dihantar
Simpan salinan bertarikh atau e-mel penghantaran
Senarai semak sebelum hantar
SEMAK 11 PERKARA INI
☐ Alamat pengirim dan penerima lengkap dengan poskod
☐ Tarikh ditulis penuh dan diletakkan di sebelah kanan
☐ Panggilan hormat betul dan diikuti koma
☐ Tajuk jelas, dalam huruf besar dan tebal
☐ Pendahuluan tidak bernombor, isi bermula dengan nombor 2
☐ Satu perenggan, satu idea
☐ Tindakan yang diharapkan dinyatakan dengan jelas
☐ Ejaan nama penerima dan nama syarikat telah disemak
☐ Tandatangan dan nama penuh tersedia
☐ Lampiran disebut dalam surat dan dilabel
☐ Salinan surat telah disimpan
Surat rasmi yang baik tidak perlu panjang atau penuh dengan bahasa berbunga. Yang penting, ia jelas, tersusun dan memberitahu penerima apa yang anda perlukan. Simpan panduan ini, dan kali seterusnya anda perlu menulis surat, anda hanya perlu pilih template dan isi butiran.
Soalan lazim tentang surat rasmi
Apakah format surat rasmi yang betul?
Format surat rasmi bermula dengan alamat pengirim, diikuti alamat penerima, tarikh di sebelah kanan, panggilan hormat (Tuan/Puan,), tajuk dalam huruf besar, perenggan pendahuluan tanpa nombor, isi bernombor bermula dengan 2, perenggan penutup, "Yang benar," serta tandatangan dan nama penuh.
Kenapa isi surat rasmi bermula dengan nombor 2?
Perenggan pendahuluan dikira sebagai perenggan pertama walaupun tidak dinomborkan. Jadi perenggan isi yang pertama menjadi perenggan kedua. Perenggan penutup pula dibiarkan tanpa nombor.
Bolehkah surat rasmi dihantar melalui e-mel atau WhatsApp?
E-mel diterima secara meluas, terutamanya jika surat dilampirkan dalam format PDF dan anda meminta pengesahan penerimaan. WhatsApp hanya sesuai untuk makluman awal. Untuk notis berhenti kerja atau aduan rasmi, hantar juga melalui e-mel atau serahan tangan supaya ada rekod.
Mana yang betul, "Yang benar" atau "Yang ikhlas"?
Kedua-duanya betul. "Yang benar" paling lazim digunakan untuk surat kepada majikan dan jabatan kerajaan. "Yang ikhlas" juga diterima. Pilih satu dan gunakan secara konsisten.
Berapa panjang surat rasmi yang sesuai?
Sebaik-baiknya satu muka surat, iaitu sekitar 200 hingga 400 patah perkataan. Jika surat menjadi terlalu panjang, pindahkan butiran seperti jadual, gambar atau dokumen sokongan ke bahagian lampiran.
Perlukah surat rasmi ditandatangan?
Ya, untuk surat bercetak dan surat yang dilampirkan sebagai PDF. Anda boleh tandatangan di atas kertas kemudian imbas, atau gunakan tandatangan digital. Untuk surat yang ditulis terus dalam badan e-mel, nama penuh dan maklumat hubungan biasanya sudah memadai.
Apakah maksud s.k. dalam surat rasmi?
s.k. bermaksud "salinan kepada". Ia diletakkan di bahagian bawah surat untuk menyenaraikan pihak lain yang turut menerima salinan surat yang sama, contohnya ketua jabatan anda atau ahli majlis kawasan.
Berapa lama tempoh notis berhenti kerja di Malaysia?
Ikut kontrak pekerjaan anda. Jika kontrak tidak menyatakannya, Seksyen 12(2) Akta Kerja 1955 menetapkan tempoh minimum 4 minggu bagi perkhidmatan kurang 2 tahun, 6 minggu bagi 2 hingga kurang 5 tahun, dan 8 minggu bagi 5 tahun ke atas.
Surat rasmi perlu ditulis tangan atau ditaip?
Kebanyakan organisasi hari ini lebih suka surat yang ditaip kerana lebih kemas dan mudah dibaca. Surat tulisan tangan masih boleh diterima untuk urusan tertentu, asalkan tulisannya jelas dan format surat rasmi dipatuhi.
