Sepenuh Masa Kerani Operasi - Pentadbiran Jobs, in TNT Cleaners Kota Kemuning - Maukerja

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENTADBIRAN

Sebagai Pegawai Pentadbiran (Administrative Officer), anda bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas-tugas berikut:

1. Falsafah, Nilai dan Visi Syarikat
Memahami, menghayati dan menerapkan falsafah, nilai serta visi Syarikat dalam setiap tingkah laku, amalan kerja dan proses membuat keputusan.

2. Pengurusan Pentadbiran Harian
Menguruskan tugasan pentadbiran dan operasi pejabat harian, termasuk perkara yang berkaitan atau tidak berkaitan secara langsung dengan pengurusan operasi.

3. Tugasan Pentadbiran Harian
Membantu dalam pelaksanaan pelbagai tugasan pentadbiran termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Mengurus dan menyediakan jadual kerja bulanan.
• Menyediakan serta memfailkan laporan perbelanjaan.
• Menyediakan laporan pembersihan bulanan.
• Membuat panggilan telefon dan berurusan dengan pembekal, vendor serta pelanggan.
• Membantu menyediakan dokumen dan rekod pentadbiran apabila diperlukan.

4. Sokongan Operasi Pejabat / Front Desk
Memberikan bantuan kepada operasi kaunter hadapan apabila diperlukan termasuk:

• Menjawab panggilan telefon.
• Mengatur penghantaran atau penerimaan barangan.
• Menggantikan petugas semasa waktu rehat.
• Menyambut dan membantu pelanggan, pelawat atau tetamu.

5. Tugasan Operasi Harian
Bertanggungjawab terhadap tugas-tugas operasi harian termasuk:

• Memproses tuntutan kakitangan.
• Mengatur temujanji temu duga.
• Mengemas kini rekod latihan.
• Menguruskan pemfailan dan dokumentasi.
• Melaksanakan tugasan pentadbiran lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

6. Pengurusan Pemfailan dan Dokumentasi
Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap sistem pemfailan Syarikat termasuk:

• Membangunkan dan menyelenggara sistem pemfailan yang sistematik.
• Mengurus dan menyusun semua dokumen dengan teratur serta memastikan rekod disimpan dengan baik.
• Memfail dan mendapatkan semula rekod korporat, dokumen serta laporan apabila diperlukan.
• Menyelenggara, mengemas kini dan menjalankan pemfailan secara harian.
• Mengurus sebut harga, pemprosesan pesanan dan invois.
• Membantu menyediakan penyata kewangan, laporan, memo dan dokumen berkaitan.
• Menyedia, mengemas kini dan mengawal semua dokumen teknikal seperti laporan, prosedur/SOP, lukisan, spesifikasi dan dokumen berkaitan.
• Memastikan versi terkini kontrak pembersihan, surat-menyurat pentadbiran serta dokumen berkaitan difailkan dan dikemas kini dengan sewajarnya.

7. Pengurusan Aduan Pelanggan
Menguruskan sebarang aduan pelanggan secara profesional serta menyediakan penyelesaian yang sesuai dan baik bagi kedua-dua pihak.

8. Permintaan Segera Pelanggan
Menyediakan dan membuat tindakan susulan terhadap sebarang permintaan segera atau keutamaan daripada pelanggan sehingga selesai.

9. Sokongan Perolehan (Procurement)
Memberikan sokongan dalam semua urusan perolehan termasuk:

• Menyediakan dan mengeluarkan permintaan harga kepada vendor serta membuat susulan bagi mendapatkan harga dalam tempoh yang ditetapkan.
• Memasukkan maklumat harga pelanggan dan/atau vendor ke dalam pangkalan data seperti sebut harga jualan, sebut harga vendor dan pesanan pembelian pelanggan.
• Menyemak dan memadankan harga vendor dengan sebut harga yang sedang diproses bagi memastikan ketepatan.
• Membuat susulan mengenai tarikh dan masa penghantaran vendor.
• Menjalankan penilaian prestasi vendor secara tahunan.

10. Penyelarasan Aliran Kerja Operasi Pembersihan
Bekerjasama dan berkomunikasi dengan pasukan pembersihan melalui WhatsApp bagi memantau, mengemas kini dan menyelaraskan perkara berikut:

• Memberikan kemas kini dan peringatan kerja harian, mingguan, bulanan, suku tahunan dan tahunan.
• Mengumpulkan semua kemas kini kerja dan gambar untuk penyediaan laporan bulanan.
• Menyediakan laporan operasi yang diperlukan setiap hari.
• Menghantar laporan pembersihan kepada pelanggan melalui e-mel pada setiap akhir bulan.
• Mengemas kini kehadiran pekerja setiap hari serta menyediakan rekod kehadiran pada akhir bulan.
• Memaklumkan kepada pelanggan sekiranya berlaku sebarang kelewatan, masalah atau perkara luar jangka.
• Menguruskan aduan pelanggan secara harian.
• Memantau perkembangan kerja pasukan, mengenal pasti sebarang kekurangan dan mencadangkan tindakan penambahbaikan.

11. Pemantauan Perbelanjaan dan Aset Operasi
Memantau perbelanjaan pentadbiran dan penggunaan aset Syarikat termasuk:

• Mesin pembersihan.
• Bahan kimia pembersihan.
• Peralatan pembersihan.
• Kos penyelenggaraan.
• Penggunaan dan keadaan aset Syarikat.

12. Urusan dengan Pihak Ketiga
Berurusan dan berkoordinasi dengan pihak ketiga apabila diperlukan termasuk:

• Pihak bank.
• Setiausaha Syarikat.
• Juruaudit.
• Pembekal atau vendor.
• Pihak profesional atau agensi berkaitan.

13. Pengambilan Kakitangan
Membantu dan menyelaras proses pengambilan pekerja termasuk:

• Menyusun jadual temu duga.
• Menghubungi calon.
• Menjalankan atau membantu proses temu duga.
• Menyediakan dan mengemas kini rekod berkaitan calon serta pengambilan pekerja.

KEMAS KINI WAJIB DALAM KUMPULAN WHATSAPP

Pegawai Pentadbiran hendaklah memastikan kemas kini berikut dibuat secara konsisten dalam kumpulan WhatsApp yang berkaitan:

• Kehadiran pekerja – setiap hari.
• Kemas kini kerja harian – setiap hari.
• Sebarang aduan, isu atau masalah operasi – dengan segera.
• Tindakan susulan terhadap aduan atau isu sehingga selesai.
• Kemas kini kerja bulanan – setiap bulan.
• Gambar atau bukti kerja yang diperlukan untuk penyediaan laporan bulanan.

Pay: RM1,800.00 - RM2,200.00 per hour

Work Location: In person