Email ini adalah satu mediuam untuk berhubung dengan pekerja lain secara rasmi dan professional. Korang tidak sepatutnya gunakan email ini sama seperti korang bualkan melalui Whatsapp, di laman social lain dan sebagainya. Golongan Millenial harus peka dengan nasihat ini kerana kebiasaannya mereka sering kali melakukan kesalahan dalam penggunaan email ni. Secara mudahnya di bahagian "body" boleh jadi ayat terlampau panjang berjela, ringkas dan penuh dengan perkataan ringkas yang tidak difahami, penuh dengan salah ejaan dan bermacam lagi. 

Tapi kali ini, kita hanya nak bincangkan mengenai kesalah pada bahagian "subject" email sahaja. Dan bahagian ini juga sudah ada banyak kesalahan yang sering kali dilakukan. Ini penting kerana, bila korang lakukan kesalahan pada subject email, penerima email akan terus endahkan email korang dan buang dalam bin tanpa membaca. Nak tahu apa kesalahan dia? Ini lah 3 kesalahan yang perlu dielakkan sama sekali apabila menulis email berkaitan kerja:

1. "Call saya dengan segera" 

"Tolong hubungi saya" ini adalah ayat yang paling tidak digemari langsung oleh penerima email, Bukan hanya menjengkelkan tetapi juga turut membuatkan penerima email kecewa akan sikap tidak beretika langsung. Sudah lah subject email itu teruk yang lagi teruk bila awalan isi email dia pun siap tekan kan lagi dengan huruf besar "HUBUNGI ASAP". Amboi, mana hilang adab dia?

Bayangkan kalau penerima mejes itu adalah mereka yang jauh lebih tua? Adakah korang rasa dia akan terdetik hati untuk nak telefon korang? Bila korang gunakan ASAP dan yang paling penting dalam huruf besar semuanya, penerima akan fikir teruk mana kah berita yang mahu disampaikan? Client cabut lari ke? Ada pekerja mahu letak jawatan ke? Seseorang dalam kesusahan ke? 

Jadi daaripada berikan gambaran buruk kepada penerima email, jangan sesekali tulis "Tolong hubungi saya" Ianya memang kedengaran amat mendesak dan seakan ada perkara buruk yang mahu disampaikan. Sebaliknya, tulis " Sila hubungi saya. Ada masalah berkaitan client XXX" atau juga "Sila hubungi saya- berkaitan isu HR mengenai pekerja" ini lebih jelas dan penerima email sudah dapat tahu apa yang mereka perlu tahu.

Jika ianya adalah berita gembira boleh juga gunakan ayat "Berita baik! Sila hubungi saya." Jangan sesekali tulis di subject email CALL ME ASAP.

2. "Kita perlu berbincang"

Korang sendiri boleh agak yang ianya adalah berita buruk jika seseorang mulakan ayyat dengan mengatakan "kita perlu berbincang." Jika majikan kata begitu pun korang sudah mula panik kan? Sama juga jika korang gunakan ayat ini pada subject email. Subject email adalah perkara pertama yang mereka akan lihat dan jika ayat pertama lagi sudah berbunyi sebegini tidak kah mereka akan rasa panik? 

Berhenti gunakan ayat sebegini walau betapa serious nya korang. Ada ayat yang lebih sesuai dan kedengaran jauh lebih lembut tetapi maksud ayat itu tetap ada. Gunnakan ayat " Sila berrjumpa dengan saya untuk berbincang progress projek XXX." Atau untuk cara lain, " Linda, ada sedikit masa untuk berbincang dalam office saya?" 

Dan jika korang mahu sampaikan berita buruk, gunakan ton suara yang neutral. Jangan kedengaran terlampau mendesak dan agressif dan jangan juga gunakan ton suara yang mendayu. Buat seperti biasa. 

3. " URGENT!!!" 

Wow! Tengok berapa banyak tanda seru dekat subject email ni. Boleh tahu betapa pentingnya email tu tapi dalam kes sebegini korang mungkin perlu turun kan sedikit ton tu. Dan jika betul ianya terlampau penting dan urgent, mungkin email bukannya jalan pilihan yang terbaik bukan? Kalau betul ianya urgent, korang sudah pasti akan call kerana mahukan respond segera. 

Boleh kalau nak gunnakan ayat urgent tetapi jangan lah letakkan tanda seru tu. Sebaliknya tuliskan sebegini, " Penting/Urgent: Project ini dateline sebelum pukul 2PM." Penerima email pun sendiiri boleh tahu pentingnya isu itu dan akan segera berjumpa dan selesaikan masalah yang dihadapi. jadi tanda seru bukan lah satu-satunya cara untuk tunjukkan betapa urgent nya sesuatu perkara.

Jangan sesekali gunakan huruf besar untuk kesemua ayat. Ianya kedengaran seperti korang menjerit dan langsung tak nampak professional. Jadi sekarang sudah tahu bukan, cara terbaik untuk tulis di subject email?