Kerja Sepenuh Masa Pengawal Dokumen, Gaji tinggi SGD 3,500 di Agensi Pekerjaan MBG Malaysia Sdn. Bhd. East - Maukerja

Ringkasan Kerja

Kami mencari seorang Pengawal Dokumen yang berorientasikan kepada perincian dan teratur untuk mengurus dan mengekalkan dokumentasi syarikat dan projek sepanjang kitaran hayatnya. Calon yang berjaya akan bertanggungjawab untuk memastikan pendaftaran, penyimpanan, kawalan semakan, pengedaran, pengambilan dan pengarkiban dokumen yang betul selaras dengan prosedur yang ditetapkan.

Anda akan bekerjasama rapat dengan jabatan dalaman, pasukan projek dan pihak berkepentingan lain untuk memastikan dokumen kelulusan terkini sedia ada, rekod dokumen adalah tepat dan boleh dikesan, dan maklumat sulit dikawal dengan betul.

Pengalaman dengan Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik (EDMS), SAP dan/atau IDD akan menjadi kelebihan tambahan.

Keperluan & Kemahiran

• Diploma atau Ijazah Sarjana Muda dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Maklumat, Pengurusan Dokumen atau disiplin berkaitan.

• 1–2 tahun pengalaman dalam Kawalan Dokumen, Pengurusan Dokumen atau peranan yang serupa.

• Mahir dalam Microsoft Word, Excel dan Outlook.

• Kefahaman tentang Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik (EDMS) dan platform kawalan dokumen digital.

• Pengalaman dengan SAP dan/atau IDD akan menjadi kelebihan tambahan.

• Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang kukuh dengan perhatian yang sangat baik terhadap perincian.

• Kebolehan komunikasi, penyelarasan dan penyelesaian masalah yang baik.

• Tahap integriti dan budi bicara yang tinggi semasa mengendalikan maklumat sulit.

• Boleh bekerja secara bebas serta menyelaras secara berkesan dengan jabatan dan pihak berkepentingan yang berbeza.

Tanggungjawab Utama

• Mendaftar, mengesan dan menyimpan dokumen masuk dan keluar selaras dengan prosedur kawalan dokumen.

• Menyelenggara daftar dokumen yang tepat, sistem fail, pengindeksan dan rekod dapatan semula dokumen.

• Menguruskan semakan dan kawalan versi dokumen untuk memastikan hanya dokumen yang diluluskan terkini yang diedarkan.

• Mengarkibkan dokumen yang disemak, usang dan bersejarah secara sistematik.

• Memeriksa dokumen untuk kelengkapan, kelulusan, tandatangan dan pematuhan dengan prosedur syarikat.

• Menyediakan dan menyelenggara rekod penghantaran dan pengedaran dokumen.

• Mengedarkan lukisan teknikal, dokumen projek dan maklumat terkawal lain kepada pihak berkepentingan yang berkaitan.

• Mengemas kini dan menyelenggara sistem pengurusan dokumen digital, pangkalan data dan daftar dokumen.

• Menyokong pengurusan dokumen melalui EDMS, SAP dan/atau IDD.

• Memantau status dokumen dan membuat susulan dengan jabatan yang berkaitan mengenai penyerahan, semakan dan kelulusan yang tertunda.

• Memastikan dokumen sulit dan sensitif dikawal dengan betul dan hanya boleh diakses oleh kakitangan yang diberi kuasa.

• Membantu dalam audit dokumen dan menyediakan rekod sokongan apabila diperlukan.

• Mengenal pasti peluang untuk meningkatkan proses kawalan dokumen dan kecekapan keseluruhan.

• Melaksanakan tugas kawalan dokumen dan pentadbiran lain seperti yang diarahkan oleh pengurusan.
  
  Hanya calon yang disenarai pendek akan dihubungi untuk temuduga.

• Cuti Tahunan
• Cuti Perubatan dan Hospitalisasi